Transcriberen, herschrijven en samenvatten

Nr. 7 – Gesprekken transcriberen, notuleren en samenvatten met AI

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, zit je als een technisch schrijver niet de hele dag achter de computer. Integendeel, je gaat er regelmatig op uit! In een van de eerste blogs van deze serie vertelden we al over AI en informatie verzamelen. Daarin benoemden we de belangrijkste bron van informatie over een technisch product of systeem: de fabrikant. Daar ga je even langs om het product in zijn natuurlijke habitat te zien. Dat is precies het leuke van het vak van technisch schrijver: je krijgt een mooi kijkje achter de schermen bij de fabrikanten van radiatorkachels of, we noemen maar wat, de beheerders van waterzuiveringsinstallaties. Zo leer je elke dag wel iets nieuws!

Het doel van je bezoek aan de fabrikant is natuurlijk: informatie verzamelen. Die wil je op de een of andere manier mee naar huis kunnen nemen. Er zijn een paar opties om dat te doen:

• Maak aantekeningen. Ouderwets met pen en papier, of met een van de vele digitale mogelijkheden.
• Neem het gesprek op en maak video’s van de machine of installatie. Denk er wel aan even toestemming te vragen aan de fabrikant en je gesprekspartners.
• Neem iemand mee die voor jou het gesprek notuleert. Het is fijn om met z’n tweeën te gaan zodat je meer ziet en hoort, maar het is lastiger plannen.

Inmiddels weet je misschien al wat het thema van de blogserie is en voel je de vraag al aankomen: kan AI niet je gesprek transcriberen, notuleren of samenvatten? Het antwoord is: jazeker. Er zijn een aantal populaire AI-tools die helpen bij het transcriberen van opnames en het (live!) notuleren van gesprekken. Hieronder wat voorbeeldjes:

• Otter.ai is een tool die opnames kan transcriberen of direct het gesprek kan notuleren. De tool biedt ook de mogelijkheid om het gesprek meteen om te zetten in een voor jou geschikte vorm, bijvoorbeeld een samenvatting van de belangrijkste inzichten of een gespreksverslag.
• Descript is een tool waarmee je audio- en video-opnames kunt transcriberen. Bijzonder hieraan is dat er ook mogelijkheden voor audiobewerking in zitten. Heel handig als je een opname hebt met veel achtergrondgeluid wanneer je bijvoorbeeld in een fabriek staat of bij de waterzuivering net naast de snelweg. Je hebt dan geen extra programma nodig om achtergrondgeluiden weg te filteren.
• Google Speech-to-Text is een krachtige AI-tool met een nauwkeurige spraak-naar-tekst-conversie die ook nog eens verschillende talen kan herkennen. Je kunt het model aanpassen en afstemmen op specifiek jargon of terminologie. Dat maakt deze tool heel geschikt voor technische toepassingen. En het is nog gratis ook.

Voordat je AI als notulist of transcribent inhuurt

Een paar dingen moet je wel in het achterhoofd houden als je AI voor dit soort klusjes gaat inzetten:

Hoe nauwkeurig de tool transcribeert of notuleert, hangt af van de kwaliteit van het geluid. Ruis, omgevingsgeluiden of iemand met een zwaar accent (of een loszittend kunstgebit) kunnen ervoor zorgen dat er fouten in je transcript of notulen komen te staan. Kijk daarom het transcript of de samenvatting altijd goed na en verbeter deze aan de hand van je opname. En ja, handmatige correcties kunnen je alsnog best veel tijd kosten.

Een goede voorbereiding is dan ook het halve werk: zorg voor een ‘schone’ opname om in de tool te stoppen. Tip 1: zet het opnameapparaat goed in de buurt van de sprekers. Het kan nuttig zijn om er een apart opnameapparaat met microfoon voor aan te schaffen. Sommige AI-tools hebben filters waarmee je ruis en omgevingsgeluiden kunt onderdrukken. Denk eraan deze filters van tevoren in te stellen.

Heb je een opname met ruis en achtergrondgeluiden, dan kun je deze eerst verbeteren met een programma voor geluidsbewerking. Audacity is zo’n programma. Het enige nadeel is dat je wel moet leren hoe zo’n programma in de basis werkt. Daarnaast is de aanschaf van zo’n stukje software helaas niet gratis.

Net als bij andere taken kunnen ook deze AI-tools moeite hebben met de context. Zeker als iemand met ironie spreekt (wanneer iemand het tegenovergestelde zegt van wat diegene bedoelt) of een grapje maakt, kan het zijn dat de AI-tool dit niet snapt of verkeerd opvat. Dit is nog een reden om het resultaat van de tool goed na te kijken.

Niet alle AI-tools snappen technische termen, vakjargon of bedrijfs- en productnamen. Zeker als technisch schrijver is het belangrijk om hier alert op te zijn. Staar je niet blind op AI. Maak gerust zelf ook nog wat aantekeningen, zeker als het gaat om subtiele details, technische bijzonderheden of een emotionele context. AI-tools kunnen niet tussen de regels lezen en zeker bij audio-verwerking pikken ze ook geen non-verbale signalen op.

Het kwam al in andere blogs naar voren en ook hier is het een belangrijk punt: check hoe de beveiliging en privacy van de AI-tool van jouw keuze is geregeld. Waar wordt een opgenomen gesprek opgeslagen en hoe wordt dat beveiligd? Zeker als je werkt aan bijvoorbeeld een handleiding voor geheel nieuwe producten of systemen is dit een belangrijke vraag. In hoeverre liggen bedrijfsgeheimen digitaal ‘op straat’ zodra je een opname of gesprek laat verwerken door AI? Wat als je geen internet hebt op locatie? Of de batterij van je smartphone is leeg? Wees voorbereid op technische problemen en neem altijd pen en papier mee als back-up.

Zeker omdat je als technisch schrijver vaak met gevoelige informatie werkt, is het belangrijk een tool te kiezen die nauwkeurig én betrouwbaar is. Controleer de beveiliging van de tool en check of hij overweg kan met technisch jargon. Informeer dus hoe en waarmee de AI-tool is getraind. De beste resultaten krijg je als je AI-tools combineert met jouw eigen input. Dat geldt vooral voor technisch schrijvers, voor wie het extra belangrijk is om nauwkeurig te zijn en om de (gebruiks)context goed te begrijpen.

Kan AI het klusje voor je klaren? Het korte antwoord is: ja, AI kan je helpen om gesprekken in kortere tijd te verwerken. Het geheim zit hem in de samenwerking tussen de AI-tool en jouw eigen menselijke zelf.

Bij Foxiz zetten we AI verstandig, effectief en slim in als hulpmiddel voor onze specialisten in technische documentatie en vertalingen. Daarmee creëren we technische content van hoge kwaliteit. Zo halen we het beste uit twee werelden!

Dit was de laatste blog in deze serie over Foxiz en AI. Dat betekent niet dat we niets meer met AI doen, integendeel. We blijven onderzoeken hoe we AI kunnen toepassen om ons werk efficiënter en nóg beter uit te voeren.

Heb je goede technische documentatie nodig bij je product of systeem? Wil je eens sparren over hoe je jouw documentatie – én de vertaling daarvan – kunt verbeteren? Of heb je interesse in een baan als technisch documentalist? Neem contact met ons op! We bekijken graag hoe we jou kunnen helpen.