English
Blogserie “Technische documentatie en de kracht van AI”
Het is hét gespreksonderwerp van dit moment: Artificial Intelligence, oftewel AI. Bij de koffieautomaat met je collega’s, tijdens het avondeten met je gezin – overal gaat het over hoe razendsnel AI zich ontwikkelt. Over de enorme impact die het nú al heeft én de ongekende mogelijkheden (én uitdagingen) die nog voor ons liggen. Wat betekent dat allemaal voor ons werk, en voor het dagelijks leven?
Ook bij Foxiz zitten we vol vragen én ideeën. Voor onze technisch schrijvers, tekenaars, vertalers en consultants is AI inmiddels niet meer weg te denken. We willen die ontdekkingsreis graag met je delen. Maar we willen zóveel vertellen dat één blog gewoonweg niet volstaat. Daarom hebben we een complete blogserie over AI geschreven, waarin we de verschillende onderdelen van ons werk belichten, evenals de impact die AI erop heeft. Lees je met ons mee?
Nr. 3 – Een nieuwe technische handleiding schrijven met AI
Het schrijven van een technische handleiding is vaak een tijdrovend en complex proces. De eindgebruiker moet immers duidelijke en volledige instructies krijgen over de installatie, het gebruik, het onderhoud én de veiligheid van een machine. En dat alles volgens de geldende normen: de NEN 5509 en de Machinerichtlijn.
AI kan dit proces versnellen. Geef je een AI-tool een korte productbeschrijving en vraag je die om een eerste opzet van een handleiding, dan kan er in enkele seconden al een eerste conceptdocument ontstaan. Het is nog lang geen definitieve handleiding natuurlijk, maar het biedt al wel een structuur die voldoet aan de vereisten. Daarmee voorkom je dat belangrijke onderdelen worden vergeten en zorg je ervoor dat je als technisch schrijver gelijk een vliegende start kan maken.
Daarnaast kan AI suggesties doen voor de risico’s die in de handleiding moeten worden benoemd. De Machinerichtlijn schrijft immers voor dat alle mogelijke risico’s bij het gebruik van de machine expliciet moeten worden vermeld, met duidelijke waarschuwingen. AI kan, op basis van de aangeleverde productbeschrijving, alvast een eerste checklist maken. Natuurlijk blijft de expertise van veiligheidsdeskundigen onmisbaar, maar het scheelt wel al wat tijd en het verkleint de kans dat je iets over het hoofd ziet.
Van ruwe versie naar kwaliteitstekst
Een eerste, ruwe versie van je handleiding staat dus al snel klaar. Maar iedere schrijver weet dat de eerste versie nooit de beste is en bij technische handleidingen is dat niet anders. Ook bij de volgende stappen kan AI echter een ondersteunende rol vervullen, als een slimme variant van de spellings- en grammaticacontrole, zoals we die bijvoorbeeld kennen van Microsoft Word.
AI-tools kunnen namelijk niet alleen spelfouten corrigeren, maar ook suggesties doen voor een verbeterde zinsstructuur, consistent gebruik van termen en een heldere schrijfstijl. Voor technisch schrijven is dat cruciaal: de Machinerichtlijn stelt immers dat veiligheidsinformatie ondubbelzinnig moet zijn. Inconsistent terminologiegebruik kan grote gevolgen hebben voor de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de handleiding.
Techniek begrijpelijk maken
Is de handleiding dan klaar? Natuurlijk niet. Een technisch schrijver is veel meer dan enkel een proeflezer. Hij of zij vervult de rol van bruggenbouwer: tussen de engineer die de machine ontwerpt en de gebruiker die ermee moet werken. En die brug moet stevig, duidelijk en betrouwbaar zijn.
Maar ook hierbij kan AI een ondersteunende rol vervullen. AI kan namelijk uitstekend worden ingezet voor het signaleren van vakjargon. Waar een engineer moeiteloos termen als koppelingsmoment of servoactuator zal gebruiken, raakt de eindgebruiker misschien al snel de draad kwijt. AI kan wijzen op te moeilijke formuleringen en zelfs alternatieven aandragen die de tekst toegankelijker kunnen maken.
Bovendien vraagt het uitleggen van complexe concepten soms om creativiteit en ook daarbij kunnen de suggesties van AI soms verrassend veel waarde toevoegen. Metaforen kunnen een lastig concept bijvoorbeeld helder maken, en ingewikkelde procedures kunnen worden vertaald naar een eenvoudig stappenplan. Zo maak je met behulp van AI techniek begrijpelijk!
De keerzijde van AI bij het ontwikkelen van technische documentatie
Met al die voordelen zou je bijna denken dat AI het technisch schrijven volledig kan overnemen. Maar er zijn nog meer dan genoeg risico’s en beperkingen waarmee je als schrijver rekening moet houden.
Zo werkt AI op basis van patronen en voorbeelden, niet op diepgaande kennis van een specifieke machine. Een tool kan daardoor overtuigend klinkende teksten produceren die feitelijk onjuist zijn. Zeker bij complexe of branche-specifieke onderwerpen kan dat gevaarlijk zijn.
Bovendien mag niet alle content zomaar worden gedeeld met AI-platforms. Handleidingen bevatten vaak bedrijfsgevoelige informatie. Het is dus cruciaal om goed te weten hoe een AI-tool met data omgaat, om datalekken te voorkomen.
Laten we ook vooral niet vergeten dat er nog een behoorlijk risico schuilt in gemakzucht! Als je als technisch schrijver te veel vertrouwt op AI, kunnen je eigen schrijfvaardigheden en technische kennis achteruitgaan. AI mag ondersteunen, maar je blijft als schrijver verantwoordelijk voor wat je hebt geschreven. Met andere woorden: AI kan een handig hulpmiddel zijn, maar is nooit een vervanger van menselijke expertise.
Foxiz en AI
Hoe ziet de toekomst er volgens ons dan uit voor de technisch schrijver? Bij Foxiz zijn we ervan overtuigd dat deze hybride is. AI neemt het routinematige werk over, zoals structuur aanbrengen, checklists opstellen en spelling corrigeren, zodat de technisch schrijver zich kan focussen op wat echt waardevol is: samenwerken met de engineers, de content afstemmen op de doelgroep, voor inhoudelijke juistheid zorgen, en de kwaliteit controleren.
Zo zetten we bij Foxiz AI verstandig, effectief en slim in als hulpmiddel voor onze specialisten in technische documentatie en vertalingen. Daarmee creëren we technische content van hoge kwaliteit. Zo combineren we het beste uit twee werelden!
Heb je goede technische documentatie nodig bij je product of systeem? Wil je eens sparren over hoe je jouw documentatie (én de vertaling daarvan) kunt verbeteren? Of heb je interesse in een baan als technisch documentalist? Neem contact met ons op! We bekijken graag hoe we jou kunnen helpen.
TIP: lees onze vorige blog hoe je informatie kunt inwinnen met AI. In onze volgende blog stellen we de vraag of en hoe je je eigen teksten kunt controleren en bijschaven met AI. Wordt vervolgd!
Contact opnemen