Component Content Management System (CCMS)

In een wereld die continu verandert, zijn communicatie en informatiebeheer cruciaal voor een succesvolle marketingstrategie. Dat geldt ook voor het beheren, creëren en publiceren van handleidingen. Een Component Content Management System (CCMS) is op dat gebied absoluut een gamechanger. Een CCMS is een softwaretool waarmee bedrijven gestructureerde en herbruikbare content kunnen beheren. Meestal wordt een CCMS gebruikt bij handleidingen en andere content die vaak moet worden geüpdatet en op verschillende plaatsen voorkomt. Voor marketingteams biedt een CCMS de mogelijkheid om processen te stroomlijnen, samenwerking te verbeteren en merkconsistentie te handhaven bij het publiceren van handleidingen.

Een van de grootste uitdagingen voor marketingteams bij het maken van handleidingen is het zorgen voor consistente en correcte inhoud in verschillende documenten. Een Component Content Management System biedt een oplossing door de opbouw van handleidingen modulair aan te pakken. In plaats van elke handleiding vanaf nul te maken, kunnen technisch schrijvers teksten (topics) ontwikkelen over verschillende onderwerpen en producten. Deze teksten kunnen eenvoudig worden hergebruikt in talloze andere handleidingen, wat consistentie garandeert, terwijl tijd en moeite worden bespaard. Stel je bijvoorbeeld eens een bedrijf voor dat een nieuwe productlijn lanceert. Het documentatieteam kan teksten creëren voor de specificaties, gebruiksaanwijzingen, probleemoplossingen en meer. Deze teksten kunnen vervolgens worden hergebruikt in de verschillende instructies en gebruikershandleidingen. En dat versnelt niet alleen het maken van de handleidingen, maar zorgt er ook voor dat de correcte en meest actuele informatie wordt gedeeld in alle documenten.

Bij het maken van handleidingen zijn vaak verschillende afdelingen betrokken. Marketing, R&D, engineering en technisch schrijvers. Een CCMS biedt een gecentraliseerd platform waar de verschillende teamleden naadloos met elkaar kunnen samenwerken. Schrijvers kunnen gelijktijdig werken aan uiteenlopende teksten, kennisdragers kunnen content beoordelen en input leveren, en ontwerpers kunnen ervoor zorgen dat de handleidingen visueel aantrekkelijk zijn – allemaal binnen dezelfde omgeving.

Deze workflow voorkomt problemen met versiebeheer en vermindert het risico op miscommunicatie. Als een handleiding bijvoorbeeld moet worden bijgewerkt omdat de product kenmerken moeten worden aangepast, dan kan een van de kennisdragers de relevante teksten direct bewerken. De wijzigingen worden vervolgens weergegeven in alle handleidingen die de desbetreffende teksten (topics) gebruiken, wat resulteert in consistente teksten.

Moeiteloos publiceren met het Component Content Management System

Traditioneel vereist het publiceren van een handleiding aardig wat DTP-werk, zeker wanneer het om een handleiding in verschillende talen gaat. Maar met een Component Content Management System wordt het publiceren van (meertalige) handleidingen eenvoudig. De aanpak zorgt voor het automatisch genereren van correct opgemaakte documenten, wat consistentie en een professionele uitstraling garandeert voor alle handleidingen. Bovendien biedt een CCMS mogelijkheden voor multi-channel publicatie. Dit betekent dat dezelfde inhoud kan worden gepubliceerd in verschillende indelingen – PDF-bestanden die kunnen worden afgedrukt en responsieve HTML-pagina’s die online kunnen worden gepubliceerd. Deze aanpak helpt marketingteams hun doelgroep te bereiken via de platforms waar zij graag mee werken, wat de algehele gebruikerservaring verbetert.

In de dynamische wereld waarin we vandaag de dag leven, volgen producten elkaar vaak snel op. Handleidingen moeten dan ook vaak worden bijgewerkt. Een CCMS vereenvoudigt het beheer van je (technische) content. Als een wijziging nodig is, hoeft deze maar op één plaats te worden doorgevoerd. Het CCMS werkt de teksten vervolgens automatisch bij in alle relevante handleidingen. En zo blijven alle handleidingen up-to-date.

Als bijvoorbeeld R&D de productspecificaties in alle handleidingen moet bijwerken vanwege een last-minute aanpassing, dan kan alle content eenvoudig en in één keer worden aangepast. De wijziging wordt direct weergegeven in alle handleidingen, wat resulteert in een correct, consistent en up-to-date geheel.

Een consistente look en feel is cruciaal voor een goede merkbeleving. Een CCMS zorgt ervoor dat handleidingen voldoen aan de merkrichtlijnen van het bedrijf. Sjablonen, lettertypen, kleuren en andere ontwerpelementen kunnen worden gestandaardiseerd voor alle documenten, wat de merkidentiteit versterkt.

Kortom, een Component Content Management Systeem (CCMS) is een krachtige tool die het proces voor het maken en publiceren van handleidingen in grote mate vereenvoudigt en verbetert. Door efficiënter content te ontwikkelen, handige workflows te implementeren, publicatie te vereenvoudigen, revisies effectief te beheren en merkbeleving te waarborgen, stelt een CCMS (marketing)professionals in staat zich te concentreren op wat het belangrijkst is – het leveren van consistente en correcte inhoud, afgestemd op hun doelgroep.

Foxiz weet als geen ander welke pakketten en oplossingen passen bij welke vraagstukken. Is de huidige manier van werken efficiënt? Is de workflow optimaal ingericht en voorziet de software in ultiem hergebruik, ongeacht in welke taal? Foxiz onderzoekt de huidige aanpak en wensen, en bepaalt in goed overleg requirements en mogelijke oplossingen (software).

Neem voor meer informatie contact met ons op via de mail; info@foxiz.nl of door te bellen op  +31 344 84 88 00.