Jazeker! Het woord ‘snel’ zegt eigenlijk al genoeg: je kunt sneller werken met snelonderdelen in MS-word. Het is een verzamelnaam van verschillende slimme functies waarmee je als technisch auteur efficiënter kunt werken.
“En waarom werken niet alle technisch schrijvers hier dan mee?”
Nou, dat komt waarschijnlijk omdat Microsoft deze functie een beetje heeft verstopt. Hij zit achter een piepkleine button en een pull-down menu op het lint “INVOEGEN”.
“Nu ben ik nieuwsgierig geworden. Leg uit, hoe werkt dat?”
Eigenlijk is het heel simpel als je het weet. Of zoals Johan Cruijff ooit zei: “Je gaat het pas zien als je het doorhebt.”
De term ‘snelonderdelen’ is een verzamelnaam van allerlei slimme functies die het werken met Word makkelijker, sneller en consistenter maken. Hoe dat werkt? Je voegt herbruikbare stukken tekst, afbeeldingen, tabellen en overige elementen toe aan jouw handleiding. Zo kun je bijvoorbeeld eenmalig een veiligheidswaarschuwing maken en die hergebruiken zonder veel rompslomp. Een soort van ‘write-once-and-use-many’-actie dus. Klinkt goed toch?

Tip:
Lees deze blog zorgvuldig door, voordat je werkzaamheden aan jouw handleiding gaat uitvoeren.
In MS-Word kennen we de volgende snelonderdelen die voor een technisch schrijver van belang zijn:
1. Bouwstenen.
2. Velden.
1. Bouwstenen
Werken met bouwstenen in MS-Word is net als spelen met blokken. Wie deed dit vroeger niet? Blokken stapelen met als doel het ultieme bouwwerk te maken. Gelukkig kan dit ook in MS-Word! Maar dan digitaal. Lekker bouwen aan jouw handleiding met herbruikbare blokken, de digitale bouwstenen.
Een bouwsteen is een kant-en-klaar onderdeel voor een document. En dat is inclusief alle opmaak. Zo kunnen bouwstenen tabellen, afbeeldingen, formules en complete alinea’s bevatten. MS-Word heeft standaard bouwstenen voor bijvoorbeeld watermerken, de opmaak van paginacijfers, kopteksten in vele variaties, voorbladen enz.
Maar waarom zou je die saaie bouwstenen gebruiken als je zelf jouw eigen fantastische bouwstenen kunt maken? Denk bijvoorbeeld eens aan een eigen disclaimer, veiligheidswaarschuwingen of teksten voor afvalverwijdering inclusief illustratie. En wat te denken van eigen snelle tabellen?
Alweer dat ene woord ‘snel’? Nu gaat het wel opvallen hoor!”
Ja, zo heet dat nu eenmaal. En het is ook zo. Maak een standaardtabel zoals jij deze wilt gebruiken in jouw handleidingen. Sla deze correct op als bouwsteen en roep de tabel op als jij hem nodig hebt. Voor je het weet heb je een tabel hergebruikt als snelle tabel. Geheel met opmaak, celeigenschappen, arcering, fontgebruik en meer. En dat door het gehele document. Klinkt snel toch?
2. Velden
“Ja, dat van die bouwstenen begrijp ik. Dat zijn inderdaad keihandige steentjes die ik vaak kan gebruiken om mijn document op te bouwen. Maar wat voor functies zijn er nog meer zo verstopt?”
Onder de term snelonderdelen vallen ook de zogenaamde ‘velden’. Je kent waarschijnlijk wel de velden voor paginanummers, naam auteur, onderwerp, enz., maar MS-Word kent nog meer handige velden! Enkele voorbeelden zijn:
- Printdatum : 26 februari 2021
- Tijd gewerkt aan document : 10:39:13
- Documenttitel : MS-Word voor technisch schrijvers
Velden kun je gebruiken in jouw teksten. Stel je voor: je hebt een productnaam die vaker in jouw handleiding wordt genoemd. Neem dan een veld met bijvoorbeeld de eigenschap “Onderwerp” en voeg deze op iedere plek in waar je de productnaam wilt noemen. Onder water worden deze velden met elkaar verbonden. Ieder veld met dezelfde eigenschap krijgt dezelfde inhoud. Als de productnaam wordt gewijzigd, dan hoef je dat maar op een plaats te doen.
Denk ook eens aan velden voor bijvoorbeeld StyleRef. Hiermee kan je een veld koppelen aan de tekst van een kop 1, kop 2 of kop 3. Uitermate handig als je in de koptekst van jouw handleiding de lezer wilt laten weten in welk hoofdstuk hij of zij aan het lezen is. Zo ben jij niet alleen sneller, maar de lezer van jouw handleiding is dat ook!
Het gebruik van sjablonen in MS-Word
“Dus we hebben bouwstenen en velden die ervoor zorgen dat ik sneller mooiere documenten kan maken?”
Denk je eens in dat je bouwstenen en velden tot je beschikking hebt in jouw sjabloon. Nooit meer extra handelingen om een veiligheidswaarschuwing te maken, nooit meer invoegen en vormgeven van specifieke tabellen, nooit meer hernoemen van productnamen en ga zo maar door. Als dat niet snel is! Kortom, hergebruik in optima forma.
Foxiz Academie verzorgt trainingen MS-Word!
“Daar zou ik best graag meer over willen weten.”
Dat kan. In onze training MS-Word voor Technisch Schrijvers geven we onder andere meer uitleg over het gebruik van snelonderdelen, tabellen, afbeeldingen en het gebruik van stijlen. We behandelen een groot deel van de mogelijkheden van MS-Word die voor jouw vak van belang zijn!
Goed schrijven in MS-Word is nog steeds een vak apart.
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van Microsoft Word en wat de Foxiz Academie zou kunnen betekenen voor jou? Neem dan contact met ons op!