English
Blogserie “Technische documentatie en de kracht van AI”
Het is hét gespreksonderwerp van dit moment: Artificial Intelligence, oftewel AI. Bij de koffieautomaat met je collega’s, tijdens het avondeten met je gezin – overal gaat het over hoe razendsnel AI zich ontwikkelt. Over de enorme impact die het nú al heeft én de ongekende mogelijkheden (én uitdagingen) die nog voor ons liggen. Wat betekent dat allemaal voor ons werk, en voor het dagelijks leven?
Ook bij Foxiz zitten we vol vragen én ideeën. Voor onze technisch schrijvers, tekenaars, vertalers en consultants is AI inmiddels niet meer weg te denken. We willen die ontdekkingsreis graag met je delen. Maar we willen zóveel vertellen dat één blog gewoonweg niet volstaat. Daarom hebben we een complete blogserie over AI geschreven, waarin we de verschillende onderdelen van ons werk belichten, evenals de impact die AI erop heeft. Lees je met ons mee?
Nr. 4 – Een tekst controleren en bijschaven met AI
De eerste stap die je als technisch schrijver neemt wanneer je begint aan een handleiding is: informatie inwinnen. Met een paar slimme prompts maak je handig én verstandig gebruik van AI om de juiste gegevens te verzamelen. Vervolgens verwerk je alles tot een goed lopende en prettig leesbare tekst. Een handleiding schrijven doe je echter niet in één keer. Je schrijft, je schrapt en je schrijft nog wat meer tot er iets staat waar je redelijk tevreden over bent. En dan volgt er een nieuwe fase: de tekst kritisch bekijken en waar nodig herschrijven.
Maar hoe pak je dat aan? Als je een tekst wilt herschrijven, moet je eerst weten of je er wel iets aan moet veranderen. Deugt deze tekst, en zo niet, waarom niet? Een veelgebruikte methode waarmee je teksten kunt beoordelen is het CCC-model (zie de tabel hieronder). CCC staat voor Correspondentie, Consistentie en Correctheid. Het model bevat vijftien vragen waarmee je kunt achterhalen of een tekst duidelijk is voor je lezer (Correspondentie), of hij consistent geschreven is (Consistentie) en of er geen fouten in staan (Correctheid).
| Correspondentie | Consistentie | Correctheid | |
|---|---|---|---|
| Tekstsoort | Past de tekstsoort bij de boodschap? | Past de schrijfstijl bij tekstsoort? | Worden de regels correct toegepast? |
| Inhoud | Krijgt de lezer de informatie die hij wil? | Is er overeenstemming tussen de feiten? | Kloppen de feiten? |
| Opbouw | Is er een samenhang in de tekst? | Is de opbouw consequent? | Is de opbouw correct? |
| Stijl | Past de stijl bij de verwachtingen? | Blijft de schrijver trouw aan de stijl? | Zijn de zinsbouw en de woordkeuze correct? |
| Presentatie | Past de presentatie bij de verwachtingen? | Is de vormgeving consequent doorgevoerd? | Zijn spelling en interpunctie in orde? |
Als je op al deze vragen wilt controleren, moet je in principe vijftien keer door de hele tekst. Dat is natuurlijk een hoop werk, maar gelukkig biedt AI daarin uitkomst. AI kan namelijk aan de hand van het CCC-model de kwaliteit van een tekst bepalen (met de kanttekening dat je voor veel van deze AI-tools wel een account moet aanmaken en/of kosten in rekening kunnen worden gebracht).
Correspondentie
Er zijn sowieso veel AI-tools waarmee je Engelse teksten kunt beoordelen, zoals bijvoorbeeld Grammarly. Tools voor de Nederlandse taal zijn helaas maar dun gezaaid. Vaak roepen ze wel dat er ook Nederlands in zit, maar dan zijn de mogelijkheden maar beperkt. LanguageTool doet dat gelukkig al iets beter. Met die tool kun je de zinsstructuur en alinea’s laten beoordelen op begrijpelijkheid en suggesties krijgen voor verbeteringen. Die suggesties zijn niet zaligmakend, maar ze kunnen je op zijn minst op ideeën brengen om je tekst begrijpelijker te maken. LanguageTool kan je bovendien helpen om alternatieven te vinden voor vakjargon of andere moeilijke woorden.
Consistentie
Er zijn ook AI-tools die je tekst kunnen controleren op consistentie in stijl, opbouw en inhoud. Al loop je ook hier tegen het probleem aan dat de mogelijkheden voor het Nederlands beperkt zijn. De AI-tool TekstAssistent is echter een voorbeeld van een tool die gelukkig wél echt is gemaakt voor het Nederlands.
Correctheid
Er zijn ook AI-tools die je kunt inzetten voor de controle op correctheid. Al geldt ook hierbij weer dat het aanbod voor de Engelse taal groter is. Grammarly, ProWritingAid en SlickWrite zijn bijvoorbeeld stuk voor stuk nuttige AI-tools, maar ze hebben geen of zeer beperkte ondersteuning voor het Nederlands. Het eerdergenoemde LanguageTool kun je dan weer wel gebruiken om je tekst op spelling en grammatica te controleren. En de AI-tools Wisecube en LEO AI zijn dan weer nuttige tools waarmee je technische informatie inhoudelijk kunt controleren; ze kwamen dan ook al even aan bod in onze eerdere blog over informatie verzamelen.
En nu denk je wellicht: maar de spelling- en grammaticacontrole kan ik toch gewoon in Word doen? Maar die gedachte behoeft enige nuance. De controlefunctie van Word spoort namelijk inderdaad veel fouten op, maar lang niet allemaal. Bovendien is Word er stellig van overtuigd dat samengestelde woorden (dat zijn woorden die uit meerdere woorden bestaan) “op zijn Engels” uit elkaar moeten worden geschreven, terwijl het Nederlands toch echt een ‘plaktaal’ is; als het enigszins leesbaar is, plakken we alle woorden gewoon aan elkaar.
Doelgroep
AI kan op verschillende manieren bepalen of een tekst past bij de doelgroep. Hij kan de toon van je tekst beoordelen: is deze vriendelijk, formeel, informatief of juist creatief? Hij kan ook de complexiteit van je zinnen analyseren en bekijken of die past bij het kennisniveau en het taalniveau van je doelgroep. Daarnaast kan AI helpen om te bepalen of de inhoud van je tekst relevant is voor je doelgroep en soms zelfs nagaan of je tekst cultureel gevoelig is. Heb je verschillende versies van een tekst, dan kan AI ze voor je vergelijken en een voorstel doen over welke versie het beste past bij de doelgroep.
Het probleem is wel weer dat er best wat tools zijn, maar dat ze voor het Nederlands een beperkte waarde hebben. Daarnaast is niet elke tool even effectief; het hangt af van culturele nuances en de specifieke context van je doelgroep.
Waarom je een tekst niet volledig aan AI kunt overlaten
Helaas, nee, zo gemakkelijk kom je er niet vanaf! Je zult toch vooral zelf kritisch moeten blijven nadenken. Tenslotte ben jij een ervaren taalgebruiker én onderdeel van je eigen cultuur. Daar kan nog steeds geen AI tegenop. Zie AI als een hulpmiddel om je op ideeën te brengen of om het grove werk te doen. Laat het niet jouw menselijke creativiteit vervangen.
We zetten hieronder nog een paar overwegingen op een rij.
- Dataprivacy
Als je (delen van) jouw tekst in een online tool zet, moet je weten hoe de tool die gegevens verwerkt en bewaart. Check dus eerst de privacyrichtlijnen van de tool. Zijn die niet duidelijk, kies dan voor een andere tool. - Context
Humor, subtiele contexten en culturele verwijzingen gaan vaak aan AI-tools voorbij. Een AI-tool kan om die reden onterecht een tekst slecht of ongeschikt vinden. - Te streng
Soms zijn AI-tools te streng. Elke afwijking van de strikte grammaticaregels wordt dan als fout genoteerd, terwijl je juist nuances kunt aanbrengen door een beetje af te wijken of te ‘spelen’ met taal. Creativiteit wordt in de wereld van deze AI-tools niet beloond. - Te Engels
Het kwam al een paar keer naar voren: er zijn meer AI-tools voor de Engelse taal dan voor het Nederlands. Je merkt ook dat veel tools het Engels als basis hebben. Kijk maar naar de Word-discussie over spaties in samengestelde woorden. - Objectief?
Het oordeel over de kwaliteit en de stijl van een tekst kun je aan de hand van veel criteria vellen. Het blijft in de meeste gevallen echter een subjectieve bezigheid. Wat de lezer van een tekst vindt, kun je het beste aan de lezer vragen. Als dat niet gaat, dan ben jij zelf de tweede betrouwbare bron van informatie. AI-tools zijn precies wat het woord zegt: tools, dus gereedschappen of hulpmiddelen. - Beperkt
Ga er niet vanuit dat AI-tools perfect functioneren of het altijd bij het rechte eind hebben. Er kunnen bugs in zitten, of de onderliggende data kan verouderd, onvoldoende of onnauwkeurig zijn. Een kritische blik is daarom altijd vereist.
Waarom menselijke expertise onmisbaar blijft
Kortom, je kunt AI-tools gebruiken als hulpmiddel voor het beoordelen en herschrijven van je tekst. Maar combineer de inzichten van die tools met jouw eigen expertise als taalgebruiker en (technisch) schrijver, en kijk altijd even naar de ‘achterkant’ van een tool voordat je hem gaat gebruiken (controleer bijvoorbeeld de privacybepalingen en de actualiteit van de gebruikte data). Onthoud altijd dat AI-tools niet perfect zijn en houd vooral je eigen menselijke hoofd er altijd bij. Jij als taal- en cultuurgebruiker bent nog altijd de beste expert. Check dus wat AI je voorschotelt en neem je eigen beslissingen om je tekst beter te maken.
Foxiz en AI
Bij Foxiz zetten we AI verstandig, effectief en slim in als hulpmiddel voor onze specialisten in technische documentatie en vertalingen. Daarmee creëren we technische content van hoge kwaliteit. Zo combineren we het beste uit twee werelden!
Heb je goede technische documentatie nodig bij je product of systeem? Wil je eens sparren over hoe je jouw documentatie (én de vertaling daarvan) kunt verbeteren? Of heb je interesse in een baan als technisch documentalist? Neem contact met ons op! We bekijken graag hoe we jou kunnen helpen.
TIP: lees onze vorige blog over het schrijven van een nieuwe handleiding met AI. In onze volgende blog gaan we in op het vertalen met AI en waarom dat wel of niet werkt. Stay tuned!