Voor wie ga je een technische handleiding schrijven? Ongeacht over wat voor product het gaat: dat doel is vrijwel altijd hetzelfde, namelijk: de gebruiker instructies geven over hoe een technisch product veilig en op een goede manier gebruikt kan worden. Technisch schrijvers willen het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk maken en hem of haar veilig laten werken. Een goede handleiding is een uitnodiging en een handreiking: hier is jouw product, veel plezier ermee, ga ermee aan de slag, wij helpen je veilig op weg.
Bescherming van de producent
Maar dat is het niet alleen. Een technische handleiding heeft nog een ander doel. Dat doel is niet alleen direct gekoppeld aan gebruiksgemak, maar het is ook van groot belang voor de ontwikkelaar van het product. Een handleiding zorgt er namelijk ook voor dat de overdracht van technologische kennis de producent beschermt tegen claims. De producent kan tot jaren na het op de markt brengen van een product aansprakelijk worden gesteld voor een gebrek. Dat kan een aantoonbare fout in het product zijn. Maar een ondeugdelijke gebruiksaanwijzing, of alleen maar het ontbreken van een waarschuwing daarin, kan ook aanleiding zijn voor een schadeclaim. Met alle gevolgen van dien. Het is onder andere om die reden dat een handleiding voor een technisch product moet voldoen aan de strenge Europese richtlijnen die hiervoor zijn opgesteld.
Een technische handleiding schrijven? Gebruik begrijpelijke taal!
Een goede, deugdelijke technische handleiding is dus van zeer groot belang. Het moet niet alleen correcte informatie bevatten over het product en over het gebruik van het product, maar ook over wat je ermee moet doen na de levensduur van het product. En die informatie moet ook nog eens goed leesbaar zijn. Duidelijk geschreven, in begrijpelijke taal.
Nu komen we bij een belangrijke vraag: wat is begrijpelijke taal? Hierover zijn de meningen verdeeld en dat is logisch. Voor een rechter en een advocaat is het Wetboek van Strafrecht best goed te begrijpen. Een arts heeft niet snel problemen met een wetenschappelijk artikel vol medische termen. Een trambestuurder krijgt aan de hand van een gerichte technische handleiding een nieuw type tram wel aan de praat.
Daarom kunnen we de belangrijke vraag van zojuist beter nogmaals stellen, maar dan iets specifieker: wat is begrijpelijke taal, en voor wie is dat zo?
Lezen en schrijven
Om die vraag goed te beantwoorden moeten we ons verdiepen in doelgroepen. Volgens Van Dale is de definitie van doelgroep: ‘degenen die je bij een bepaalde bezigheid op het oog hebt’. Nog een definitie, opgesteld door een van de technisch schrijvers van Foxiz: ‘technische communicatie is de wetenschap en de kunst zit in het accuraat, op juiste wijze en effectief kunnen overbrengen van feitelijke informatie aan bepaalde doelgroepen voor specifieke doeleinden’. Niet iedereen hoeft onze technische handleiding te begrijpen, maar het is wel belangrijk dat degene voor wie de handleiding specifiek bedoeld is ermee uit de voeten kan.
Wie is mijn doelgroep?
Technisch schrijvers richten zich op gebruikers van technische apparatuur of apparaten. Binnen een bedrijf kunnen die gebruikers zijn:
- Medewerkers van een technische dienst;
- Procesoperators aan een productielijn;
- Uitvoerenden;
- Productmanagers;
- Kwaliteitsfunctionarissen;
- Constructeurs;
- Enzovoort.
De gebruikers kunnen ook consumenten zijn, zonder ervaring, vooropleiding of technische kennis. Ieder van deze gebruikers heeft een eigen basiskennis, eigen ervaring en eigen opleidingsniveau. Wat voor de één gesneden koek is, kan voor de ander veel te moeilijk of te complex zijn. Willen we dat onze handleiding de gebruiker goed en correct informeert, dan moeten we dus:
- Bepalen wat onze doelgroep is;
- Kennis vergaren over deze doelgroep.
Gebruikers verschillen in leeftijd, opleidingsniveau, lees- en schrijfniveau, geslacht, enzovoort, enzovoort. Daarom moeten ze ook op verschillende manieren benaderd worden. Alleen wanneer dat op een correcte manier gebeurt bereikt de informatie zijn doel. We moeten dus vóór we beginnen met schrijven ons verdiepen in de doelgroep. En tijdens het schrijven blijven we ons bewust van de eigenschappen van de doelgroep.
Doelgroep: consument
Een simpel voorbeeld: we schrijven een handleiding voor consumentelektronica. Veel consumenten vinden het doornemen van een handleiding niet leuk. Ze vinden het ófwel te moeilijk ófwel te saai. Door je van tevoren in de doelgroep te verdiepen, voorkom je dat de handleiding direct in een kast of lade gegooid wordt. Gebruik géén moeilijke woorden en jargon. Stem de schrijfstijl en het taalgebruik af op het opleidingsniveau van de doelgroep, maar ook op de leeftijd. Jonge mensen zijn over het algemeen ‘sneller’ in het begrijpen en uitproberen van apparaten dan ouderen.
Doelgroep: procesoperator
Nog een voorbeeld: we schrijven een handleiding voor de bediening van een machine voor procesoperators. Voor deze doelgroep kun je wel wat jargon gebruiken. Deze mensen zijn daaraan gewend, ze snappen waar je het over hebt en herkennen zich in de tekst en de beelden. Ook dat laatste is belangrijk.
Staat de gebruiker van onze handleiding op de werkvloer, dan zou het zomaar kunnen dat hij of zij niet zit te wachten op ellenlange beschrijvingen. Hou het kort en bondig, zodat jouw doelgroep makkelijk en efficiënt kan werken.
Waar je op moet letten als je een technische handleiding gaat schrijven
Een goed geschreven technische handleiding is:
- Opgesteld conform de NEN-richtlijnen;
- Geschreven in taalniveau B1. Dit is het taalniveau dat tachtig procent van de bevolking begrijpt;
- Gemakkelijk te begrijpen;
- Duidelijk en eenvoudig van structuur;
- Kort en ‘to the point’. Het is de bedoeling dat het een gebruiker zo min mogelijk inspanning kost om de informatie tot zich te nemen;
- Uitgebalanceerd. Visuele en tekstuele content moeten elkaar ondersteunen.
Een goede technische handleiding is een waardevolle aanvulling op het werk van de gebruiker: degene voor wie je schrijft. Techniek, hoe ingewikkeld ook, vertalen in begrijpelijke en menselijke instructies: dat is waar het werk van een technisch schrijver om draait. En dat is waar de doelgroep bij gebaat is.
Meer weten over een technische handleiding schrijven?
Wil je meer weten over het vak van technisch schrijver en over doelgroepen? Foxiz kan je helpen. Ons motto is niet voor niets: ‘Foxiz maakt techniek begrijpelijk’. De Foxiz Academie heeft een aanbod van verschillende cursussen voor de (beginnende) technisch schrijver. Op onze website vind je hierover alle informatie.
Over Foxiz
Het team van Foxiz bestaat uit projectmanagers, technisch schrijvers, technisch tekenaars en vertalers die graag nét een stapje extra zetten. Wij maken documentatie voor een veilige en correcte bediening, bij onderhoudstaken en ten behoeve van assemblage en installatie. Wij kunnen je helpen bij al jouw vragen en verzorgen graag, indien gewenst, jouw technische documentatie.