Een team van toegewijde projectmanagers: dat is wat een vertaalbureau nodig heeft om dagelijks te kunnen doen wat het moet doen. De projectmanagers vormen het directe en dagelijkse aanspreekpunt voor klanten, vertalers en interne collega’s. Misschien heb je er al eens contact mee gehad, maar weet je eigenlijk wat voor personen projectmanagers zijn? En hoe een dag van een projectmanager eruitziet binnen een vertaalbureau?
De werkwijze van een vertaalbureau
Als je aan een vertaalbureau denkt, is de kans groot dat je vooral vertalers voor je ziet die dag in dag uit, aan een bureau in een kantoor, aan de lopende band teksten vertalen. De werkelijkheid is echter heel anders. Vertalers werken tegenwoordig vrijwel nooit meer in-house bij een vertaalbureau of bedrijf, maar zijn doorgaans zelfstandig ondernemers. Zij werken voor meerdere opdrachtgevers vanuit huis of vanuit welke andere locatie ze maar willen. Dat kan ook prima tegenwoordig; bijna alles speelt zich af in een digitale werkomgeving. Het enige wat je nodig hebt is een laptop of pc en een goede internetverbinding.
Een vertaalbureau zelf bestaat, zoals ieder bedrijf, uit een managementteam, verkopers en mensen van IT, maar voor het grootste deel uit projectmanagers. De projectmanagers zorgen er dagelijks voor dat alle vertaalprojecten, groot en klein, in goede banen geleid worden. Zij beheren het volledige proces: van de aanvraag tot de levering, het up-to-date houden van vertaalgeheugens, het beantwoorden van complexe vertaalvragen en het onderhouden van de contacten met vertalers en klanten.
Een vertaalbureau saai? Aan afwisseling geen gebrek!
De vertaalwereld is een dynamische wereld. Geen dag, week of maand is hetzelfde. Het is daarmee ook vrijwel niet te voorspellen hoe het werk er bijvoorbeeld in de komende week uitziet. Dat vergt aanpassingsvermogen en flexibiliteit, zowel van vertalers als van projectmanagers. Het kan een week heel rustig zijn met aanvragen, bijvoorbeeld tijdens de vakantieperiodes. Dat geeft even tijd voor andere taken, zoals het bijwerken van vertaalgeheugens. De weken erna kan het ineens weer storm lopen en is het aantal aanvragen bijna niet meer bij te benen.
Naast aanpassingsvermogen vraagt dat ook skills voor plannen en teamwork. De projectmanagers moeten, zowel individueel als samen, precies in de gaten houden wanneer er werk binnenkomt van de vertalers en wanneer het aan welke klant geleverd moet worden. Daarnaast krijgt een vertaalaanvraag vaak ook specifieke instructies mee van een klant, die niet vergeten mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfseigen terminologie die moet worden gebruikt. Aan de projectmanagers de schone taak om dit overzichtelijk bij te houden voor zichzelf en voor het team. Op die manier zorgen zij voor tevreden klanten én tevreden leveranciers.
Echte wereldreizigers
De dynamische vertaalwereld maakt het werk van de projectmanager dus zeer afwisselend. En dan heeft hij of zij ook nog het genoegen om iedere dag opnieuw een kleine wereldreis te maken. Gewoon vanuit de comfortabele bureaustoel. Het vertalen speelt zich voornamelijk af in een digitale omgeving, zowel voor klanten, de medewerkers van het vertaalbureau, de projectmanagers als de vertalers. Zij kunnen dus overal werken, zolang er maar een internetverbinding is. Het gevolg daarvan is dat een projectmanager het ene moment aan het videobellen is met een klant uit Duitsland en het moment erna even gezellig heen en weer mailt met een vertaler in Zweden of Amerika. Zo heb je vóór het einde van je werkdag al een klein, metaforisch rondje over de wereld gemaakt!
Projectmanagers zijn vaak dan ook mensen met een grote passie voor taal en alles wat daarbij hoort. Ze hebben vaak een goed ontwikkelde talenknobbel en een talige achtergrond, in de vorm van een taalstudie en/of een vertaalopleiding. Dankzij dit enthousiasme voor vreemde talen kunnen zij het vertaalproces goed begrijpen en doorzien. Ze kunnen bepaalde valkuilen van een vreemde taal, die een vertaler misschien per ongeluk over het hoofd heeft gezien, makkelijk herkennen en oplossen.
Uitdagingen aangrijpen, niet uit de weg gaan
Het werk van de projectmanager kan behoorlijk uitdagend zijn. Dat hebben we hierboven al kunnen lezen. Een andere uitdagende factor kan de gestelde deadline zijn. Soms moet een klant binnen een heel kort tijdsbestek een vertaling hebben, bijvoorbeeld voor een aanbesteding die snel de deur uit moet. Je wil natuurlijk die klant zo goed mogelijk helpen. De projectmanager gaat dus, in overleg met de klant en de vertaler (of verschillende vertalers), kijken wat er mogelijk is. Op basis van de expertise van de vertaler(s) kiest de projectmanager de beste optie voor de klant. Zo zorgt zij of hij ervoor dat de vertaling goed en op tijd gedaan wordt.
Ook de verschillende bestandsformaten en het type van de aanvragen kunnen een uitdaging vormen voor de projectmanager. Soms is een opdracht zo specifiek, dat de vertaler veel vragen heeft tijdens het vertaalproces. Het kan voorkomen, bijvoorbeeld bij softwaresystemen, dat er een hele reeks aan individuele termen vertaald moet worden die als losse knoppen fungeren in die software. Mocht de klant zelf geen extra informatie of referentiemateriaal over die termen kunnen geven, dan is het de taak van de projectmanager om dit project in goede banen te leiden. Dat houdt in dat de verwachtingen goed moeten worden gemanaged, de instructies goed bij de vertaler moeten komen en dat de vragen van de vertaler op een duidelijke manier weer bij de klant terechtkomen.
De projectmanager is de spin in het vertaalweb
Soms moet er bij bepaalde bestandsformaten iets meer geknutseld worden om te zorgen dat het goed vertaald kan worden. Zo is het bij DITA-bestanden belangrijk dat de klant de mappenstructuur terugkrijgt zoals hij of zij deze heeft aangeleverd. Gebeurt dit niet, dan kan de klant de vertaalde bestanden/mappenstructuur niet goed inlezen in het eigen contentmanagementsysteem. Dat is iets wat je wilt voorkomen natuurlijk; voor de klant moet het vertaalproces zo gemakkelijk mogelijk worden gemaakt.
Kortom, je moet als projectmanager bij een vertaalbureau van best wat markten thuis zijn. Je moet snel en goed kunnen schakelen en kennis hebben van talen, van het vertaalproces en van verschillende markten. Ook moet je weten welke vragen je moet stellen aan zowel je klant als de vertaler. Je moet dus ook communicatief vaardig en klantgericht zijn. Gelukkig is het zonder twijfel heel dankbaar en ontzettend leuk werk!
Benieuwd wat de projectmanagers van ons vertaalbureau voor jou kunnen betekenen? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op via vertalingen@foxiz.nl, bel +31 344 84 88 00