Maar waarom eigenlijk?
Bij Foxiz bundelen we de voordelen van het ontwikkelen van technische documentatie en het hebben van een technisch vertaalbureau. Voor ons zijn die voordelen heel vanzelfsprekend, maar voor een buitenstaander wellicht niet. Vaak heb je een externe partner voor de documentatie en leg je de vertalingen elders neer. In dit blog leggen we graag uit waarom het toch nuttig is beide diensten juist wel onder één dak te houden en waar je bij het opstellen van een handleiding rekening mee moet houden om het uiteindelijk te laten vertalen.
Bij het ontwikkelen van een handleiding komt veel kijken. Het proces is opgedeeld uit meerdere stappen en er komen meer mensen bij kijken dan enkel een technisch schrijver. Voor een handleiding geldt een vaste set regels. Die regels hebben niet alleen betrekking op de wet- en regelgevingen, maar ook op taal en opmaak. Voorop staat dat je verplicht bent een handleiding te hebben bij elke machine. Daarnaast moet een handleiding natuurlijk goed te lezen zijn voor de doelgroep die ermee aan de slag gaat. Om dat voor elkaar te krijgen, ben je verplicht de handleiding in de taal van de gebruiker mee te leveren. De CE (Conformité Européenne) schrijft dit voor in alle landen van de EEA (European Economic Area). Wil je je product leveren aan andere Europese landen? Dan is de handleiding in de taal van de gebruiker één van de vereisten om de CE-markering te verkrijgen.
Niet alleen de wet- regelgeving is van groot belang, ook het taalgebruik en de opmaak van de handleiding spelen een cruciale rol. Een handleiding moet zonder moeite te lezen zijn. Daar dragen eenvoudig taalgebruik en relatief korte zinnen aan bij. Zowel de technisch schrijver als vertaler moeten dat dan ook in het achterhoofd houden. Per taal verschilt de lengte van woorden en zinnen namelijk. Er kan veel pas- en meetwerk voorkomen worden na vertaling als de technisch schrijver en vertaler allebei de zinsopbouw zo compact mogelijk houden. Bij gebruik van Engels als hoofdtaal kan Simplified Technical English (STE) hier een uitstekend uitgangspunt voor zijn. Hiermee wordt meteen een groot deel van de standaard structuur ondervangen. STE vereist namelijk een standaardisatie van terminologie, grammatica en stijl.
Verder bestaat een sterke handleiding uit de juiste stilistische bouwstenen. Denk hierbij aan het voorkomen van onnodige en harde enters, spaties en tabs. De structuur moet staan als een huis. Het gebruik van standaard kopjes en tussenkopjes (bijvoorbeeld in Microsoft Word), correcte kruisverwijzingen en gestructureerde afbeeldingen zorgt voor een overzichtelijke handleiding. Na vertaling wordt een vertaalde tekst weer omgezet naar het format van het originele document. Als de opmaak vóór het vertaalproces al niet in orde is, wordt dat vaak niet beter in een ‘langere’ taal als Duits of Frans, met als resultaat dat alles opnieuw opgemaakt moet worden. Zonde van de tijd en de kosten.
Wat vereist het vertaalproces dan precies van een technische handleiding?
We weten nu wat een goede technische handleiding maakt, maar nog niet waarom nou juist die combinatie met een vertaalbureau zo interessant is. Hierboven schreven we al over het taalgebruik en de stilistische opbouw van een handleiding. Tijdens het vertalen wordt er altijd gebruik gemaakt van vertaalsoftware (oftewel CAT-tools). De software deelt iedere tekst op in segmenten. Ieder segment begint doorgaans bij de hoofdletter en eindigt bij de punt van een zin. Als zinnen in de originele handleiding zijn opgebroken met een regeleinde, tab of harde enter, wordt die zin opgedeeld in twee stukken in plaats van één. De vertaler krijgt dus twee losse stukjes onder zijn/haar neus en geen complete zin. Het gevolg? De samenhang gaat verloren. Daarnaast komen er in het vertaalgeheugen – de klantspecifieke vertaaldatabase – twee zinnen in plaats van één, wat uiteindelijk zorgt voor een vervuild en onsamenhangend geheugen. Opmaak en structuur zijn dus key. Dat weten de technisch schrijver én vertaler.
Daarnaast wordt er in een handleiding veel vakjargon gebruikt. Een technisch schrijver noteert deze terminologie en gebruikt ze bij het schrijven van handleidingen. Een vertaler gebruikt bij voorkeur ook deze lijst. Er wordt beter begrepen wat een bepaalde term betekent en in welke context deze staat.
Maar wat zijn dan die voordelen van alles onder één dak?
We weten nu dat we met best een aantal zaken rekening moeten houden als je enerzijds een handleiding zelf opstelt, anderzijds als je deze ook nog naar meerdere talen wilt vertalen. Er zijn daarnaast meerdere redenen om deze twee werkzaamheden onder te brengen bij één partij. Zo zijn er altijd korte lijnen tussen de projectmanager, technisch auteur en vertaler; geen ruis dus. Verder worden de kennis en kunde van de auteur en de vertaler efficiënt gebundeld; ze kunnen elkaar gemakkelijk aanvullen. En niet te vergeten, doordat je een vertaalgeheugen hebt opgebouwd, weet je zeker dat jouw handleiding altijd consistent vertaald wordt door dezelfde partij bij kleine nieuwe wijzigingen en dat je niet te veel betaalt voor iets dat al eerder vertaald is.
Kortom, het loont om je handleidingen en vertalingen onder één dak te hebben: qua structuur, proces en kosten.
Foxiz weet als geen ander waar technische handleidingen aan moeten voldoen en beschikt over de vertaalkennis om deze in andere talen te kunnen leveren. Wil je meer weten over wat de voordelen kunnen zijn voor jouw bedrijf als je zowel technische documentatie als de vertalingen onder één dak onderbrengt? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via info@foxiz.nl of +31 344 84 88 00.