In deze blog leren we je graag over wat er allemaal komt kijken bij het productieproces van een handleiding, ook wel een werkinstructie genoemd in de technische wereld.
Een werkinstructie maken, zo doen wij dat!
Het is tegenwoordig niet meer weg te denken, elk product dat je koopt is voorzien van een handleiding. Maar hoe vanzelfsprekend deze handleiding ook is, er gaat een heel proces aan vooraf om deze te produceren. Je denkt misschien, hoe moeilijk kan het schrijven van een werkinstructie zijn? Vergeet niet dat elk mogelijk scenario aan bod moet komen. Foxiz schrijft voornamelijk instructieve teksten voor technische apparatuur, zoals een werkinstructie voor een lopende bandmachine of een koffiezetapparaat. Een klant die dit soort apparatuur ontwikkelt en produceert heeft vaak geen in-house technisch schrijvers en benadert daarom Foxiz.
Onze specialist vertelt ons hoe het proces verloopt vanaf het eerste moment dat een opdracht bij Foxiz binnenkomt. De eerste stap is een gesprek met de klant waarin de specialist de volgende belangrijke vragen stelt: Wat verwacht de klant? Wat wordt er van Foxiz verwacht? Waarvoor gaat de handleiding gebruikt worden? Wie is de doelgroep: personeel dat de machine bedient, of de consument die het product uiteindelijk (zonder enige voorkennis) moet gaan gebruiken of is het een vakman die onderhoudswerkzaamheden uit moet voeren? De antwoorden op deze vragen zorgen voor een goede start van het project.
Inlezen & inleven voor het schrijven van de instructieve tekst
Vervolgens maakt de specialist zich bekend met het product aan de hand van de door de klant verstrekte informatie. Dit zijn vaak afbeeldingen van het product zelf en een omschrijving van hoe het product zal moeten functioneren. Deze informatie is de basis voor de werkinstructie. Zoals in een eerdere blog omschreven bestaat er een breed scala aan werkinstructies voor uiteenlopende taken. De werkinstructie is verantwoordelijk voor het veilige en correcte verloop van bepaalde handelingen en werkzaamheden. Het is dus van essentieel belang dat de werkinstructie duidelijk en niet dubbelzinnig is om eventuele verwarring te voorkomen. Al met al heeft de technisch schrijver dus veel verantwoordelijkheden.
Werkinstructies die voldoen aan de wensen van de klant én de voorgeschreven wettelijke richtlijnen
Gedurende het volledige schrijfproces houdt de technisch schrijver de wensen van de klant in het achterhoofd. Daarnaast is het van belang dat de schrijver rekening houdt met de voorgeschreven richtlijnen voor werk instructies. Zo is een goede instructieve tekst conform de NEN-richtlijnen geschreven. Gelukkig zijn de technisch schrijvers bij Foxiz experts op het gebied van de NEN 5509 en de Machinerichtlijn.
Het schrijfproces van een instructieve tekst is niet afgerond nadat de technisch schrijver klaar is met de eerste versie. Vervolgens ontvangt de klant deze conceptversie om zijn of haar bevindingen en eventuele opmerkingen in het document aan te geven. Daarna verwerkt de auteur de wijzigingen en levert de nagenoeg “final version” intern bij Foxiz aan ter redactie. Bij Foxiz werken taalexperts die met een kritische blik de tekst doorlezen en redigeren. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de werkinstructie vrij is van grammaticale fouten en in correct Nederlands (of Engels) geschreven is. Dit is een onmisbare stap in het productieproces, maar het is natuurlijk ook dat extra beetje aandacht dat de klant van ons kan verwachten.
Een complete werkinstructie in meerdere talen? Geen probleem bij Foxiz!
Nadat de redactie is afgerond, gaat de werkinstructie terug naar de technisch schrijver zodat de handleiding of werkinstructie aan de klant kan worden geleverd. Of is er nog een vertaalslag nodig? Het komt regelmatig voor dat een klant een handleiding in meerdere talen beschikbaar wil stellen. Als dit zo is kan er via de vertaalafdeling een vertaalaanvraag gedaan worden. Foxiz beschikt over een eigen professioneel vertaalbureau en we kunnen onze klanten een breed scala talen aanbieden. Een vertaalopdracht wordt dan gedeeld met de verschillende vertalers, die meteen aan de slag gaan. Op deze manier kunnen we klanten voorzien van werkinstructies in allerlei talen. Uiteraard worden onze vertalers ondersteund met de modernste technieken, bijvoorbeeld terminologielijsten, vertaalgeheugens en geautomatiseerde processen.
Check, check, double-check
Als de vertalers klaar zijn worden de vertalingen natuurlijk nogmaals gecheckt op kwaliteit en er wordt gecontroleerd of doelteksten qua opmaak correct zijn en overeenkomen met de brontekst. Als dit allemaal klaar is, hebben we een goedgekeurde werkinstructie of handleiding in uiteenlopende talen. Deze wordt klaargezet voor de klant en vervolgens doorgestuurd. De klant kan natuurlijk altijd bij ons terecht met eventuele vragen.
Meer informatie over hoe wij een werkinstructie maken of het schrijven van een instructieve tekst?
Voor meer informatie over het laten maken van een werkinstructie, het schrijven van een instructieve tekst of over een van onze andere diensten, neem contact met ons op, wij gaan geen uitdaging uit de weg!