Je hebt kosten noch moeite gespaard om mooie foto’s of tekeningen te maken. Vol trots wil je die dan ook plaatsen in jouw Microsoft Word document. Je bent lekker op weg en de eerste paar pagina’s gaan prima. De afbeeldingen staan er prachtig in. De teksten en bijschriften zien er perfect uit!
Maar dan gebeurt toch datgene waarvoor je bang was. Trauma’s uit het verleden komen weer naar boven. Het zweet breekt je aan alle kanten uit en je zit weer met je handen in het haar. Vertwijfeld kijk je naar het scherm: hoe kan het toch dat de afbeeldingen, die je zo netjes had geplaatst, door elkaar gaan staan na het corrigeren van teksten en alinea’s?
Iedereen die wel eens in Microsoft Word werkt herkent het bovenstaande probleem. En juist omdat het zo herkenbaar is, zal Microsoft toch wel iets van een oplossing hebben? Jazeker, is er een oplossing. Er zijn zelfs meerdere oplossingen beschikbaar! Maar vaak moet er iets gebeuren voordat er daadwerkelijk iets gebeurt.
Tip:
Lees deze blog zorgvuldig door, voordat je werkzaamheden aan jouw handleiding gaat uitvoeren.
Bestandsformaten in Microsoft Word
Foto’s en illustraties worden in diverse bestandsformaten gemaakt en opgeslagen. De meest bekende formaten zijn .EPS (Encapsulated Postscript), .AI (Adobe Illustrator) en JPEG (Joint Photographic Experts Group). Alleen MS-Word kan niet met alle bestandsformaten overweg!
Voor het gebruiken van een illustratie geeft MS-Word je de keuze uit elf verschillende bestandsformaten. Niet allemaal zijn ze even bruikbaar in een handleiding. Zelf kiezen wij graag een .PNG. Een .PNG is compressieloos en dat zorgt voor minder kwaliteitsverlies dan bij bijvoorbeeld een JPEG-afbeelding. Een ander voordeel van PNG-bestanden is de transparante achtergrond. De hogere kwaliteit en de transparante achtergrond zorgen er wel voor dat een PNG-bestand groter is dan een JPEG.
Eigenschappen van afbeeldingen in MS-Word
Heb je bepaald welke bestandsformaten je wilt gebruiken voor jouw handleiding? Dan gaan we verder met de eigenschappen die MS-Word aan een afbeelding geeft.
Voeg je een afbeelding in, dan plaatst Word deze automatisch in een tekstregel. Als vanzelf worden er nieuwe eigenschappen meegegeven aan de afbeelding. Dit zijn de zogenaamde ‘Indelingsopties’. Deze opties bepalen hoe een afbeelding geplaatst wordt en hoe de afbeelding zich verhoudt tot de tekst.
Word kent drie algemene categorieën:
- In tekstregel: De afbeelding gedraagt zich als een gewoon leesteken en wordt samen met de tekst verplaatst. De afbeelding blijft onderdeel van de tekst. Je kunt bijvoorbeeld op ENTER drukken om de afbeelding te verplaatsen naar een volgende regel of pagina.
- Met tekstterugloop: De tekst loopt om de afbeelding heen en zorgt dat het uit het vaarwater van de afbeelding blijft.
- Zwevend: De afbeelding verschijnt voor of achter de tekst. Ingevoegde afbeeldingen verschijnen in eerste instantie altijd zwevend voor de tekst.
Iedere categorie kent zijn eigenaardigheden. Wij zijn voorstander van de categorie ‘Met tekstterugloop’. Waarom? Omdat we van structuur houden. Teksten moeten niet in de weg zitten bij mooie afbeeldingen. Daarnaast heeft deze indelingsoptie de goede eigenschap dat je de afbeelding met het bijschrift kunt groeperen. Als er dan iets verschuift, dan blijven de afbeelding en het bijschrift gezellig bij elkaar. Handig toch?
Afbeeldingen in tabellen
Voor de echte liefhebbers is er ook de mogelijkheid om afbeeldingen in tabellen te plaatsen. Een tabel is immers een groot ‘kader’ met vaste maatvoering. Tenminste, als je de tabel de juiste eigenschappen meegeeft.
Werk je met een tabel, dan kun je bovendien je teksten plaatsen en onderdelen van de afbeelding ‘aanpijlen’ zonder dat alles weer verschuift!
Foxiz Academie voorziet in een Microsoft Word training!
Klinkt dit als te mooi om waar te zijn en denk je nu: “Daar zou ik best graag meer over willen weten?”. Dat kan!
In onze cursus Microsoft Word geven we onder andere meer uitleg over het gebruik van snelonderdelen, tabellen, afbeeldingen en het gebruik van stijlen. Kortom: we behandelen een groot deel van de mogelijkheden van Word die voor jouw vak van belang zijn!
Goed schrijven in MS-Word is nog steeds een vak apart.
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van Microsoft Word en wat de Foxiz Academie zou kunnen betekenen voor jou? Neem dan contact met ons op!